Le règlement général sur la protection des données, impose aux collectivités de désigner un délégué à la protection des données (DPO), recenser les traitements de données et tenir à jour leur registre, garantir la sécurité des données, organiser la réponse aux demandes d’exercices des droits venant des administrés et notifier à la CNIL les violations éventuelles de données personnelles.

Dans ce cadre, la Ville d’Epernay a signé une convention avec le CDG51, qui a désigné un DPO pour la commune auprès de la CNIL.

La Ville d'Epernay s'est engagée à créer un registre complet, et procéder à sa mise à jour régulière.

Dans le but de sensibiliser et responsabiliser chaque service sur le sujet, un référent RGPD a été nommé en 2024 au sein de chaque service de la Ville (ou direction le cas échéant). Ce dernier aura la responsabilité de la création des fiches de traitement de données, et leur mise à jour, sur un logiciel dédié. 

Autres actions déjà déployées :

- Sur les sites de la Ville, des bandeaux permettant d’assurer le recueil d’un consentement de l’utilisateur ont été installés.

- Des paragraphes intitulés "Protection des données personnelles", "Cookies" et ''Droit d’accès, de modification et de suppression'' sont rédigés dans la rubrique Mentions légales de nos sites.

- L’utilisateur dispose d’un droit de rectification, de modification et de suppression concernant les données qui le concernent. Il peut exercer ce droit en envoyant un mail ou un courrier au service Communication.

Ces mentions sont par ailleurs indiquées avec chaque formulaire disponible en ligne.

- Un tableau recensant les données personnelles collectées sur nos sites est également publié dans les mentions légales. Il indique le type de collecte, les données personnelles collectées, les objectifs et les acteurs du traitement.

- Le fichier des usagers des médiathèques est déclaré auprès de la CNIL. Les usagers n’ayant pas renouvelé leur abonnement sont supprimés de la base de données au bout d'1,5 an de non-utilisation des services de prêts / emprunts (si aucun document n'est en litige sur le compte de l'usager).

- Le service commerce tient à jour un fichier des commerçants avec des données publiques (adresse des magasins, numéros de téléphone et e-mail) ou privé (numéros de portable et adresse mail). Ces données sont collectées et conservées après accord du commerçant et ne sont pas partagées, elles sont modifiées et supprimées à la demande.

- Chaque année, les usagers des Archives municipales mettent à jour leurs données lors de leur réinscription en salle de lecture.  Respect des délais de communicabilité appliqués aux archives, afin de garantir la protection de la vie privée.  Les agents du service Archives-Patrimoine sont formés en matière de communication, réutilisation et diffusion des archives auprès du Service Interministériel des Archives de France (SIAF) et du CNFPT.