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Synthèse
Depuis septembre 2014, les élus et agents participent aux conseils municipaux, conseils communautaires et commissions de façon totalement dématérialisée depuis la rédaction des rapports jusqu'à leur consultation en séance sur tablette tactile en passant par la convocation électronique.
Actions
Les 86 élus et agents concernés ont reçu une tablette tactile Wi-Fi afin de recevoir les convocations, d'en accuser réception et de consulter les rapports soumis au vote ou avis. Les rapports sont produits sur ordinateur sur le logiciel de gestion des délibérations avec un processus de validation.
Les salles des assemblées et principaux locaux administratifs ont été couverts en Wi-Fi afin de permettre l'utilisation des tablettes tactiles. Des antennes intelligentes permettent d'administrer le signal du même réseau sans-fil.
Les tablettes ont été intégrées à une solution de gestion de flotte (MDM) afin de les administrer et les sécuriser.
Des prises électriques ont également été installées sur les tables des salles des assemblées afin de permettre la recharge des tablettes.
Chaque utilisateur a été formé à l'utilisation de ces nouveaux outils et les premières séances se sont tenues avec un soutien technique.
Résultats
Ce projet apporte un gain significatif de réactivité dans la transmission des documents, offrant ainsi aux élus un temps d'analyse supplémentaire.
La transmission dématérialisée engendre un gain de temps significatif dans la mise à disposition des documents lié à l'abandon des reprographies, mises sous enveloppe et affranchissements.
La consultation électronique des rapports est simplifiée notamment grâce à l'indexation et la recherche électronique et permet à l'élu de rendre compte plus efficacement aux citoyens.
L'état des présences et celui de la bonne réception des documents sont produits en temps réel automatiquement.
Une économie notable est prévisible suite à la suppression du papier.
Liens
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services4
- Des transactions dématérialisées (carte de vie quotidienne, compte famille, paiement numérique, monnaie complémentaire…)
- L'accompagnement des agents aux usages du numérique et le développement de nouveaux métiers
- L'évaluation de la performance publique et des économies d'argent public réalisées grâce au numérique
- La sensibilisation et la formation des élus aux enjeux du numérique ( pourcentage des crédits formations, nombre de séminaires…)
