Un site intranet pour les agents municipaux

Aix-les-Bains| Action publiée depuis le22/09/2015| Actualisée le04/09/2019| Corine BERTHOLET
statut :en cours
  • prévue
  • en cours
  • réalisée

Synthèse

Aboutissement d’un travail mené par la commission de l’administration électronique, le site intranet de la Ville d'Aix-les-Bains répond au besoin exprimé par nos services, suite à un audit réalisé en 2009, de disposer d’un support commun au contenu pratique et à même de favoriser les échanges d’informations.

Actions

Mise en ligne depuis fin février 2013, la première version du site intranet était une version allégée. Elle permettait notamment aux agents d’avoir accès à un ensemble d’informations utiles relatives à différents services (RH, communication, finances, CCAS, informatique, etc), des actualités, un annuaire détaillé des services et un agenda.

Une version plus complète du site intranet a vu le jour au printemps 2015. L'intranet est accessible à tous les agents et élus, en connexion automatique (reconnaissance du LDAP) depuis leur bureau ou à distance grâce à leurs identifiants. 

La rubrique « Travailler à la Mairie » s'est enrichie de nouvelles informations pratiques telles que les mobilités du personnel, les modalités de remboursement de frais de déplacements et de nombreux documents téléchargeables comme les comptes rendus des instances paritaires. 

Les offres d'emploi en mobilité interne y sont diffusées par les agents contributeurs des ressources humaines.

La rubrique « Ressources utiles » permet d'accéder à une base documentaire commune. La revue de presse, la charte graphique et des modèles de courriers / conventions / présentations powerpoint... et les publications municipales sont feuilletables en ligne. 

Des liens conduisent vers le site internet pour accéder directement aux avis d'appels publics, aux délibérations du Conseil municipal et aux archives municipales en ligne.Diverses démarches en ligne peuvent être effectuées grâce à la rubrique « 

Téléservices » : les demandes d'intervention auprès du service informatique, les demandes d'archivage, l'envoi de gros fichiers (grâce au cloud des agents), l'abonnement ou désabonnement aux publications municipales papier, la demande d'insertion de messages sur les panneaux lumineux, l'organisation de réunions (outil de type Doodle), la réservation d'un véhicule et du badge de l'autoroute etc.

Une rubrique « Foire aux questions » contient des questions-réponses thématiques (informatique, archivage, communication, presse, marchés public…) afin d'aider les agents dans leur quotidien.

Enfin, la rubrique « Bons plans » présente les avantages et services dont peuvent bénéficier les agents comme les chèques déjeuner, les modalités d'aides au transport, l'amicale du personnel ou les activités proposées gratuitement au personnel

.À ces contenus s'ajoutent de nouvelles fonctionnalités. 

Un module « Petites annonces » donne la possibilité aux agents de poster leurs annonces sur l'intranet. 

Une newsletter contenant les dernières informations publiées est envoyée régulièrement aux agents pour les inviter à consulter le site. 

Des espaces collaboratifs peuvent être créés sur demande pour les groupes projet, ils sont un support pour annoncer les dates des réunions, mettre à disposition auprès du groupe les comptes rendus, documents, annuaire et actualités.

Toutes ces rubriques sont enrichies progressivement par le webmaster. Certaines pages sont également gérées par le service concerné, comme les ressources humaines qui publient les offres de mobilité interne. Désormais, la phase consiste à développer le réseau des contributeurs afin que chaque service puisse faire vivre l'intranet.

Bénéfices

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Recommandations

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Outils

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Prestataires & Partenaires

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Services1

    • L'implication des services dans la coproduction des contenus et des projets (référents numériques dans les services, dont déconcentrés)

    Enjeux

      documents attachés

        actions connexes