scan du courrier papier qui arrive en mairie au secrétariat général ;transmission du PDF via le logiciel Kolok aux secrétariats de chaque direction ;établissement d'une fiche de renseignement (objet, date, expéditeur, thème abordé…) ;envoi au service concerné par Kolok ;traitement de la réponse par le service concerné selon un modèle créé sur Kolok ;impression du courrier et intégration au circuit de signature (parapheur) ;retour signature et scan dans Kolok où le courrier expédié est archivé.