Cette initiative passe par l'acquisition d'un nouveau logiciel courrier qui, associé à une nouvelle adresse courriel générique, permettra à la ville de répondre aux usagers par voie électronique, d'émettre des accusés de réception de leurs demandes, et de leur indiquer, en cas de besoin, les voies et délais de recours applicables.

Après l'achat d'un nouveau logiciel courrier (MAARCH), les administrateurs et utilisateurs seront formés à son utilisation. Des interlocuteurs seront désignés par service. Enfin, une adresse courriel générique sera mise en place.