La dématérialisation des factures demande une organisation très rigoureuse dès la réception du document. La démarche est identique pour chaque paiement.
A la réception de la facture, une vérification est faite par Mr le Maire, le service technique et le service administratif.
Le document est ensuite scanné au format PDF, renommer par le nom du fournisseur et la date. J'utilise la fonction scanner de mon photocopieur, ce qui permet un stockage immédiat dans le bon dossier de mon PC.
Je saisis ensuite en attente de paiement ma facture dans mon logiciel de comptabilité HOL, je rattache ma facture en pièce jointe.
Le jour où je dois mandater, je n'ai plus qu'à sélectionner les factures à régler.
Lors de la création de mon flux, mes pièces jointes sont intégrées et je peux transmettre directement via ma passerelle IXCHANGE le flux sur la passerelle HELIOS de la trésorerie.
Grâce à notre interface JVSPES, les bordereaux et les PJ se matérialise par un seul fichier.