L’objectif premier de la GED (gestion électronique des documents) est une gestion documentaire pour les marchés publics et les pièces justificatives des dépenses. Cette GED servira donc en premier lieu au partage des pièces de marchés et des documents de procédure entre le service marchés et l’ensemble des directions utilisatrices, en remplacement des répertoires réseaux actuels.
Avant publication d’une consultation lors d’une procédure de marché public, le circuit de validation du DCE (Dossier de Consultation des Entreprises) sera dématérialisé au travers de la GED.
Par ailleurs, pour les marchés de travaux, il est prévu d’ouvrir un accès à la GED aux entreprises attributaires afin de faciliter les échanges de fichiers volumineux et de dématérialiser les processus de validation des documents (plans et autres documents techniques).

Au niveau de la chaîne comptable, le circuit de validation du service fait sera dématérialisé. A partir d’une facture versée dans la GED, le correspondant comptable pourra très facilement demander la validation du service fait. L’agent destinataire de la demande recevra un mail avec un raccourci lui permettant, sans authentification, de valider ou non le service fait à travers un formulaire simple : visualisation de la facture, zone commentaires… Le correspondant comptable sera aussi en mesure de valider lui-même le service fait.
Par ailleurs, en vue d’assurer le respect des obligations légales en termes de conservation des documents, la GED s’interfacera avec le Système d’Archivage Electronique installé à la Mairie de Villeneuve d’Ascq.

Les futures utilisations envisagées

L’objectif à moyen terme est de mettre en œuvre une GED transverse et donc capable de s’interfacer avec potentiellement tous les progiciels métiers pour le versement de documents : courrier, délibérations, RH, etc… L’interfaçage avec un parapheur électronique est une future étape incontournable.