L’objectif premier de la GED (gestion électronique des documents) est une gestion documentaire pour les marchés publics et les pièces justificatives des dépenses. Cette GED sert donc en premier lieu au partage des pièces de marchés et des documents de procédure entre le service marchés et l’ensemble des directions utilisatrices, en remplacement des répertoires réseaux actuels.
Avant publication d’une consultation lors d’une procédure de marché public, le circuit de validation du DCE (Dossier de Consultation des Entreprises) est dématérialisé au travers de la GED.

Au niveau de la chaîne comptable, le circuit de validation du service fait est dématérialisé. Les factures récupérées depuis le portail ou numérisées sont désormais stockées automatiquement dans la GED.  Les correspondants comptables dans tous les services peuvent très facilement demander la validation du service fait et classer leurs factures dans la GED. L’agent destinataire de la demande reçoit un mail avec un raccourci lui permettant, sans authentification, de valider ou non le service fait à travers un formulaire simple : visualisation de la facture, zone commentaires…
Par ailleurs, en vue d’assurer le respect des obligations légales en termes de conservation des documents, la GED doit s’interfacer à terme avec le Système d’Archivage Electronique installé à la Mairie de Villeneuve d’Ascq.