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La dématérialisation des dossiers de demandes de subventions à Villeneuve d’Ascq
statut :réalisée
- prévue
- en cours
- réalisée
Synthèse
Mise en œuvre dès 2017, la dématérialisation des demandes de subventions aux associations est reconduite tous les ans.
Actions
La plateforme dédiée aux associations baptisée ASSOVA est accessible directement depuis le site internet de la ville, avec identifiant et mot de passe, depuis 2017. Les associations peuvent se rendre dans l'onglet "Je suis une association" depuis la page d'accueil du site pour y accéder.
Une plateforme pour les associations
ASSOVA sert aux associations à faire leur demande de subvention en ligne
mais pas seulement : le portail est accessible toute l'année aux associations identifiées :
- pour les mises à jour du « carnet d’identité de l’association » (siège social, membres dirigeants, téléphone, adresses mail, modifications statutaires…)
- mais aussi pour les mises à jour des activités, de leurs horaires, qui peuvent figurer sur l’Annuaire des Associations, également en ligne sur le site de la ville.
Un accompagnement de la ville
Des permanences, à la maison des droits de l’Homme et en mairies de quartier, ont été assurées courant décembre 2017, pour aider les responsables d’associations à faire leurs demandes. Les agents municipaux ont été formés afin de pouvoir accompagner les associations et maitriser le logiciel (et ses mises à jour).
Les permanences se poursuivent chaque année et sont proposées sur rendez-vous en présentiel au service de la Vie Associative ou par téléphone.
Résultats
Depuis la mise en place d'ASSOVA, aucun dossier papier n'a été traité ; ce qui était un objectif est devenu une belle réussite.
Depuis la mise en place en 2017 de la plate forme, 390 associations en moyenne avaient déposé en ligne leur dossier de demande de subvention ; soit un peu plus de la moitié du nombre d’associations classées « actives » sur la ville.
En 2020, 326 associations ont déposé leur demande de subventions en ligne.
Depuis la mise en place en 2017 de la plate forme, 390 associations en moyenne avaient déposé en ligne leur dossier de demande de subvention ; soit un peu plus de la moitié du nombre d’associations classées « actives » sur la ville.
En 2020, 326 associations ont déposé leur demande de subventions en ligne.
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services5
- Un dispositif interactif pour les demandes de subvention et d'information sur les aides aux associations
- La formation des acteurs associatifs à l'utilisation des outils numériques
- Des services cibles, parcours personnalisés ou sites dédiés par profil d'usagers
- L'accompagnement des agents aux usages du numérique et le développement de nouveaux métiers
- Des dispositifs d'initiation et de formation aux outils numériques, à la data ou à l'IA (ateliers thématiques, infolabs...)
