Une réunion a lieu en amont avec les associations et écoles ayant besoin des salles la prochaine saison. Elles formulent leurs demandes et la Municipalité les prend en compte au mieux afin de satisfaire tout le monde.
Les plannings sont mis en ligne car, en cas de besoin ponctuel et irrégulier, les associations et partenaires peuvent facilement voir si la salle est disponible.