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Synthèse
Dans le cadre du séminaire des encadrants de juin 2024, la Direction Outils Utilisateurs Innovation a animé un atelier participatif intitulé "Le Jour d'après (l'informatique) afin de sensibiliser les encadrants aux enjeux d'un PCA/PRA informatique et à fournir des outils pratiques à mettre en application par la suite au sein de leur propre service pour identifier, prioriser et gérer les tâches critiques en l'absence de systèmes informatiques.
Actions
> Conception et création de l'atelier
Etape 1 : Identification des tâches critiques et priorisation
Chaque groupe a identifié entre 5 et 10 tâches critiques pour le service tiré au sort et les acteurs impliqués dans leur réalisation.
Priorisation des tâches via le Planning Poker : Issu des méthodes Agiles, le planning poker permet à l’équipe projet de se mettre d’accord sur la priorisation des fonctionnalités à développer de manière ludique en estimant de manière individuelle la complexité ou la priorisation de la fonctionnalité
Etape 2 : Clarification des rôles pour la réalisation des tâches
Les groupes ont ensuite complété une matrice RACI en attribuant les rôles de Responsable (R) (Réalisateur > le chef de projet), Accountable (A) (Autorité > le valideur), Consulté (C), et Informé (I) pour chaque tâche.
Cette activité a aidé à clarifier les responsabilités et a renforcé la collaboration entre les membres des différents services.
Résultats
La clarification des rôles et responsabilités à travers la matrice RACI a été particulièrement bénéfique, aidant chacun à comprendre le rôle spécifique de la partie prenante dans le cadre des tâches identifiées.
Les agents ont montré un haut niveau d'engagement et de collaboration. Les discussions ont été constructives et les participants ont apprécié l'approche interactive. Ils ont exprimé un feedback positif sur les méthodes utilisées, soulignant l'utilité du Planning Poker pour la priorisation et la matrice RACI pour la gestion des responsabilités.
Liens
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services4
- L'accompagnement des agents aux usages du numérique et le développement de nouveaux métiers
- L'évaluation de la performance publique et des économies d'argent public réalisées grâce au numérique
- L'implication des services dans la coproduction des contenus et des projets (référents numériques dans les services, dont déconcentrés)
- Des mesures préventives pour assurer la continuité du service public (exercices et plans de gestion de crise, de continuité d'activité...)
