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Synthèse
Dans le cadre du séminaire des encadrants de Juin 2024, la Direction Outils Utilisateurs Innovation a animé un atelier participatif intitulé "Le Seigneur des Emails" pour faire le point sur les pratiques problématiques des emails et poser les bases des changements d’usages en identifiant les priorités et les moyens à mettre en œuvre
Actions
Etape 1 : Dépeindre les pratiques les plus problématiques
Chaque groupe devait produire une « œuvre » (écrite ou dessinée) pour dépeindre une collectivité où l’email était devenu un cauchemar. Ces œuvres ont mis en exergue des thématiques communes :
La perte de temps,
L’incompréhension,
Le nombre de mails trop importants,
La déshumanisation,
La mauvaise utilisation,
La difficulté dans la gestion des urgences,
L’utilisation abusive des emails (pour information, en copie de tous, en dehors des horaires de travail).
Etape 2 : Identifier ce que les participants subissent
Via un système de vote par gommettes, les participants ont identifié 4 thématiques principales :
La déshumanisation et le manque de contact humain,
Le nombre de mails trop importants et le temps passé à les traiter,
La gestion compliquée des urgences,
La multiplication des destinataires non nécessaires.
Ces thématiques sont ajoutées à une liste de questions sur lesquelles les participants sont invités à se positionner : est-ce que cette question/thématiques est pour eux un cauchemar ou un rêve.
Exemples de questions soumises en plus des 4 thématiques ci-dessus :
Trouver des informations dans les échanges d’emails
Connaissance des fonctionnalités de la boîte email
Temps passé sur sa boite email
Chaque groupe s’est vu attribuer une des questions/thématiques ayant été le plus indiquée comme cauchemardesque.
Etape 3 : Créer un personnage dont la mission est de transformer ce cauchemar en rêve
Comme dans un jeu de rôle, chaque groupe devait remplir une fiche personnage en choisissant une classe, un nom, des armes, des pouvoirs, des alliés et des ennemis pour réussir leur mission.
Résultats
Actions identifiées par les participants nécessitant un approfondissement
Proposer des formations Flash sur les fonctionnalités avancées de la boîte Email
Mise à disposition de guides, tutoriels et ressources supplémentaires
Elaboration et diffusion de politiques internes concernant l’usage de la messagerie électronique pour assurer une communication uniforme (charte)
Intégration des bonnes pratiques de messagerie dans l’accueil des nouveaux agents
Encouragements du partage de bonnes pratiques et d’astuces parmi les collègues
Rappel de l’usage du téléphone pour clarifier des échanges problématiques
Liens
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services3
- L'accompagnement des agents aux usages du numérique et le développement de nouveaux métiers
- L'évaluation et la démarche qualité sur les usages internes du numérique
- L'implication des services dans la coproduction des contenus et des projets (référents numériques dans les services, dont déconcentrés)
