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Découvrir l'IA générative et s'interroger sur son usage dans nos pratiques de travail
statut :réalisée
- prévue
- en cours
- réalisée
Synthèse
Dans le cadre du séminaire des encadrants de juin 2024, la Direction Outils Utilisateurs Innovation a animé un atelier participatif intitulé "Devenez ami avec l’IA avant qu’elle ne devienne votre ennemie". Les objectifs de l'atelier étaient :
Découverte de l’IA et mise application de solutions censées réduire les temps de traitement des tâches quotidiennes les plus chronophages dans les services municipaux.
Améliorer la productivité des services en automatisant les tâches répétitives.
Faciliter l’organisation des services aussi bien en mode verticale qu’horizontale.
Meilleurs accès à l’information pour les services.
Actions
Etape 1 : Portrait Chinois
Cet exercice a permis de projeter des représentations métaphoriques de l’IA afin de mieux comprendre les caractéristiques de l’IA et son usage.
Chaque groupe devait créer le portrait chinois de l’IA. Les réponses étaient ensuite comparées avec celles données par ChatGPT. Chaque réponse similaire octroyait des points bonus.
Etape 2 : Brainstorming
Les groupes devaient définir des cas usages les plus chronophages (individuel et par service) pour identifier les tâches quotidiennes susceptibles d’être traité par une solution IA.
Exemples de tâches individuelles chronophages remontées
Traitement des emails
Réorientation des demandes aux bons interlocuteurs
Attente de validation
Multiplicité des tâches
Rédaction de rapports
Exemples de tâches chronophages pour les équipes remontées
Acquisition des procédures
Agenda ingérable
Gestion des tableaux de bord sur Excel
Multiplicité des sollicitations sur des problématiques identiques
Mise en forme des actes, des pièces
Etape 3 : Prioriser les tâches et mieux comprendre les apports de l’IA
Une fois l’ensemble des tâches identifiées, chaque groupe a pu prendre connaissance de différents cas d’usages sous forme de carte où l’IA pouvait apporter une réponse. Chaque carte avait un coût (humain, écologique, financier). Les groupes devaient donc dépenser un nombre de points défini (200 points + des points bonus qu’ils ont pu acquérir lors de la comparaison des portraits chinois avec les réponses de ChatGPT dans l’étape 1) en rapprochant ces solutions des tâches identifiées dans l’étape 2.
Un nombre de points défini incite à devoir faire des choix, toutes les tâches ne pouvant pas être traitées.
Résultats
Bilan des animateurs
L’atelier a permis de dégager des tendances dans le fonctionnement des services qui pourraient à l’avenir être gérées par une solution IA et certaines existent déjà dans certaines collectivités locales ou territoriales pour lesquelles nous pourrions avoir des retours d’expériences.
Retours des participants
Entre 75% et 82% des répondants ont trouvé le concept et la déroulé de l’atelier « Tout à fait adapté » ou « plutôt adapté »
Plusieurs participants ont regretté l’absence de restitution collective à la fin de l’atelier et auraient souhaité avoir plus de temps pour échanger sur les enjeux de ces technologies et mieux comprendre le principe du « coût ».
Liens
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services6
- L'accompagnement des agents aux usages du numérique et le développement de nouveaux métiers
- L'évaluation de la performance publique et des économies d'argent public réalisées grâce au numérique
- L'évaluation et la démarche qualité sur les usages internes du numérique
- L'implication des services dans la coproduction des contenus et des projets (référents numériques dans les services, dont déconcentrés)
- Le calcul de l'empreinte écologique du numérique, la mise en place d'indicateurs et d'objectifs
- Intelligence artificielle : des usages appliqués au service public (applications, expérimentations et réflexions prospectives sur les chances et risques des IA analytiques ou génératives)
