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Synthèse
Les services municipaux, plus particulièrement la Direction des Affaires culturelles et la Direction des sports, gèrent quotidiennement la réservation et la location de salles, pour les Viroflaysiens / services / associations / entreprises / extérieurs…
Ce travail réalisé la plupart du temps sous Excel est particulièrement chronophage et implique un nombre de ressaisies conséquent (pas de réservation en ligne) et une maîtrise du logiciel Excel pour se servir correctement des tableaux déjà mis en places (et notamment l’exploitation statistique de ceux-ci).
Afin de gagner en efficacité, en temps et d’offrir un nouveau service facile d’accès, disponible en tout lieu et à toute heure grâce à l’usage du WEB, il a été décidé de mettre en concurrence diverses solutions de réservation de salles.
Actions
RÉALISÉES :
--> Définition des objectifs en groupe projet (DAC + DirCOM + DGA-FI + Direction des Sports)
--> Benchmarking
--> Rédaction du cahier des charges et d'une grille d'analyse
--> Recherche de prestataires potentiels
--> Envoi des cahiers des charges aux prestataires présélectionnés
--> Réception des offres, analyse de celles-ci et choix des finalistes (à ce stade du travial ont été écartés GRC Résa de localéo / Rooming It / GES Room / Eudonet / GMA Consulting)
--> Les derniers prestataires en lice (3D Ouest et Pomclass) sont invités à venir répondre à nos questions et à présenter leurs solutions
--> Le choix définitif se porte sur 3D ouest qui reçoit son bon de commande
--> 3D ouest nous envoie les fiches de paramétrages et d'imports clients à compléter
--> Janvier 2018 : déploiement de la solution
--> 2022 : refonte de l'interface d'accueil : https://reservation-salle.3douest.com/viroflay
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services7
- Des aides à l'équipement et au fonctionnement numérique en réseau des associations (adhésion en ligne, application servicielle…)
- La mise à disposition d'espaces physiques ou virtuels accessibles pour le travail associatif
- Des services cibles, parcours personnalisés ou sites dédiés par profil d'usagers
- Des transactions dématérialisées (carte de vie quotidienne, compte famille, paiement numérique, monnaie complémentaire…)
- L'accès aux droits et démarches administratives (information juridique, information pratique, services interactifs, médiation numérique…)
- Une déclinaison numérique du guide pratique (logement, famille, transports…)
- Un site internet et des applications mobiles adaptés à tous les supports (design adapté à tous les formats)
