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Dématérialisation des circuits documentaires (entrant / sortant/ interne)
statut :réalisée
- prévue
- en cours
- réalisée
Synthèse
La CAB a souhaité moderniser la circulation des documents (courriers entrants, sortants, ainsi qu'en interne) en optant pour une solution logicielle permettant d'automatiser la gestion et la diffusion de l’ensemble du courrier.
Actions
-Mise en route de groupes de pilotage et de décision visant à déterminer précisément le cheminement des documents à l'intérieur de l'établissement
-Acquisition d'une solution de gestion électronique de documents par une adaptation de la solution existante à la modernisation de l'établissement
-Définition du circuit courrier avec chaque direction et une procédure de validation
-Formation des utilisateurs, pilotage et accompagnement du changement septembre 2021
Lors de chaque création de courrier ou de document, un scan est effectué par le service courrier. Le document est alors encodé (QR - Code).
Chaque document est ainsi enregistré numériquement, qualifié grâce à des mots clefs et soumis à un plan de classement (grâce à des hastags) puis transmis numériquement au(x) service(s) concerné(s) pour attribution, traitement ou information.
-Acquisition d'une solution de gestion électronique de documents par une adaptation de la solution existante à la modernisation de l'établissement
-Définition du circuit courrier avec chaque direction et une procédure de validation
-Formation des utilisateurs, pilotage et accompagnement du changement septembre 2021
Lors de chaque création de courrier ou de document, un scan est effectué par le service courrier. Le document est alors encodé (QR - Code).
Chaque document est ainsi enregistré numériquement, qualifié grâce à des mots clefs et soumis à un plan de classement (grâce à des hastags) puis transmis numériquement au(x) service(s) concerné(s) pour attribution, traitement ou information.
Des consignes peuvent également être insérées lors du transfert du courrier à l'intérieur des services mais la fiche courrier peut aussi être enrichie lors du traitement du courrier en ajoutant des informations ou des pièces annexes comme une réponse.
Résultats
le déploiement a eu lieu en octobre 2021 et un gain considérable de temps a été constaté par les utilisateurs notamment pour les directions et services extérieurs, éloignés du siège.
Le délai de réponse a été raccourci également.
une évolution vers une signature électronique des documents sortants est en cours de validation
Liens
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services3
- L'accompagnement des agents aux usages du numérique et le développement de nouveaux métiers
- L'animation d'un intranet, extranet ou SIG pour la collaboration entre les services (API métiers…)
- L'évaluation de la performance publique et des économies d'argent public réalisées grâce au numérique
