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Un agenda partagé interservices pour favoriser la collaboration
statut :réalisée
- prévue
- en cours
- réalisée
Synthèse
La ville de Libercourt a mis en place un agenda partagé à destination des agents, véritable outil de communication interne. Il participe en l'anticipation des actions municipales ainsi centralisées. Il permet de co-construire certains projets de manière transversale et favorise la connaissance et la cohérence de l'ensemble des actions inter-services.
Actions
La messagerie actuelle propose un outil d’agenda partagé. Chaque service organisant des évènements a été sollicité afin d’alimenter l’agenda. Un accompagnement a été réalisé par le service communication. Les agents ont également été invités à compléter leurs événements 2024.
Editée par une PME française indépendante, Mailo met en avant ses origines européennes ainsi que son souci de la vie privée des utilisateurs. L'utilisation de cet outil participe en la prise en compte des enjeux de souveraineté numérique et de protection des données, patrimoine national et or noir pour les personnes concernées pouvant avoir un impact sur leur vie privée
La Ville de Libercourt met en place pour l'année 2024, un Comité "Éthique et Numérique". Ces Comités "Numériques & éthiques" servent : à faire le point et identifier les enjeux concernant sur les projets numériques en cours ou à venir (internes à la commune, comme externes) ; à avancer sur la conformité au RGPD ; à vérifier la conformité des projets transversaux numériques en cours et à remonter d'information au service Numérique des usages et besoins des services en la matière. Ce projet fera l'objet d'un point particulier lors de ces Comités pour mesurer la marge d’amélioration et d'évolution tant sur son fonctionnement technique que sur les aspects du management de l'information.
Résultats
Les agents accèdent aux évènements de l’année. Ils ont une meilleure connaissance des animations des autres services. Ils élaborent leur évènement en prenant en compte les agendas évènementiels des autres services. Ils co-construisent des évènements.
L'enjeu via ce dispositif numérique est de favoriser la collaboration inter-services mais aussi de favoriser la centralisation des informations afin d'optimiser le fonctionnement interne. Par exemple, le service communication déploie le marronnier au travers ce calendrier, ce qui permet à la Ville d'imaginer des actions en lien avec l'actualité (Saint Patrick, Journée international du handicap, Mois de la cyber-sécurité etc.) .
Cet outil, en phase de déploiement et d’expérimentation au sein des services a déjà eu un franc succès. Il répond a un besoin organisationnel et informationnel des services communaux. Il sera par ailleurs demain un outil d'aide à la décision pour les élus qui auront une vision plus claire et cohérente d'un agenda sur plusieurs années, et exercices favorisant l'efficacité des actions municipales.
Liens
mailo.com
Bénéfices
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