Le service informatique a identifié les besoins spécifiques de la collectivité en matière de messagerie et de communication afin de choisir un fournisseur de messagerie réputé et fiable, en tenant compte de la capacité de personnalisation et d'intégration. Puis il a fallu organiser le transfert les données depuis l’ancien système de messagerie tout en assurant la préservation de l'intégrité et de la sécurité des données. La collectivité a également mis en place une formation des utilisateurs pour garantir une adoption réussie du nouveau système de messagerie et prendre en main les outils de collaboration qui y sont liés.